admin / 09.02.2019

Срок хранения путевых листов в организации

Для чего предназначен путевой лист

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

  1. Название и номер официальной бумаги.
  2. Время, в течение которого она действует.
  3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
  4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
  5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Как уничтожить путевые листы

Процедура уничтожения путевых листов зависит от решения экспертной комиссии. Она созывается по истечении срока хранения документации. Проведенная экспертиза помогает понять, какие документы необходимо оставить для дальнейшего хранения, а от каких можно избавиться с чистой совестью.

Если предприятие не передает путевые листы в государственные службы и муниципальные учреждения, комиссию создают в организации самостоятельно. Членами комиссии могут стать сотрудники экономического отдела, бухгалтерии и руководствующее звено организации.

По результатам проведенной экспертизы составляют протокол. Если документацию уничтожают, заполняются акты выделения документов для списания. Это решение всегда утверждается руководством организации.

Так, лучше, если списанные документы уже успела проверить налоговая служба. Тогда в будущем их точно не затребуют. Если вдруг такое и произойдет повторно, у вас всегда есть объяснение отсутствия путевых листов – их списали по причине предварительной проверки и истечения срока давности хранения. Конечно, налоговым инспекторам это может не понравиться, но по закону предъявить претензии они вам не смогут.

Что такое путевой лист и для чего он нужен

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152, к которым относят:

  • наименование и номер путевого листа;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
  • сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
  • сведения о водителе.

О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте из материалов:

  • «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
  • «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен следующими документами:

  • приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152;
  • приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Министерства культуры дела обстоят иначе.

Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Министерства культуры оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

О сроках хранения иных документов, приведенных в приказе № 558, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
  • закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.

В Налоговом кодексе говорится о сроке хранения не менее 4 лет, а по закону о бухучете, так же как и по приказу Минтранса РФ, срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет.

Какой срок хранения установлен для счета-фактуры, см. в материале «Какой срок хранения счетов-фактур».

Сколько хранить путевые листы в организации

Путевой лист – это бланк строгой отчетности, в котором отображается основная информация о транспортном средстве и водителе, сроке его действия, собственнике транспортного средства.

Скачать документы из статьи: Журнал регистрации путевых листовXLS файл

Если на балансе компании числится ТС, находящееся в эксплуатации, то заполнение путевки является обязательным. Каждому документу присваивается порядковый номер, он регистрируется в журнале учета.

Проведенные бухгалтерией путевки подлежат хранению. Часто возникает вопрос: “Сколько хранятся путевые листы в организации?”. Ответ находим сразу в нескольких законодательных актах:

  • Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 “Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • Налоговый кодекс Российской Федерации;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Приказ Минтранса № 152 определяет период не менее 5 лет. Исходя из приведенной формулировки, компания может уничтожить документацию старше этого срока, если ее внутренними актами не установлен более продолжительный период хранения.

Административная ответственность за нарушение режима труда и отдыха водителей

Редакция журнала «Справочник специалиста по охране труда» собрала в удобную табличку все штрафы, которые будут наложены на организацию или должностное лицо за нарушения режима работы водителя. Скачайте её и распечатайте.

Положения Приказа Минкультуры № 558 не столь однозначны. С одной стороны также установлен временной промежуток в 5 лет. Но это при условии, если на предприятии за это время будет проведена проверка или ревизия. Если таковой не было, то и уничтожить документы нельзя. Однако если путевой лист является единственным документом, подтверждающим тяжелые, вредные или опасные условия труда, хранить его придется гораздо дольше – 75 лет.

Подпункт 5 п. 3 ст. 24 НК РФ обязывает хранить путевые листы организации не менее 4 лет, поскольку данный документ используется при исчислении налогов. Статья 29 № 402-ФЗ определяет этот период равным 5 годам. Причем отсчет времени начинается после окончания отчетного периода.

Исходя из приведенного выше, хранить путевки компания обязана не менее 5 лет. Если речь идет об опасном, вредном производстве или работе в тяжелых условиях труда, то период существенно увеличивается – до 75 лет.

Татьяна Чиркина — Главный редактор сайта Trudohrana.ru

Скачайте образцы нужных документов, которые подготовили для вас наши эксперты:

Как хранить путевые листы

Итак, сколько хранятся путевые листы, мы уже определили. А вот как это правильно сделать.

Поскольку путевки являются первичной бухгалтерской документацией, то и организовывать их хранение необходимо в помещении бухгалтерии. Эти документы должны быть зарегистрированы в журнале и храниться в отдельном каталоге. По прошествии отчетного периода, когда документы уже не используются в текущем учете, их передают в архив компании, где они размещаются на установленный период.

Помещение архива оборудуется специальными стеллажами или глухими шкафами. Окна плотно занавешивают во избежание порчи (выгорания) бумаги. Архив оборудуется в отдельном помещении и закрывается на ключ. Доступ разрешается в сопровождении ответственного сотрудника. Это позволит избежать краж и “случайных” потерь документов.

Попробуйте совершенно бесплатно Систему Охрана труда

  • Готовые решения по действующему законодательству
  • Более 3 000 заполненных шаблонов
  • Возможность задать вопрос в экспертную поддержку

Для удобства на титульной странице каталога указывают срок хранения. По его истечении документы уничтожаются. Для этого организуется соответствующая комиссия и составляется акт на уничтожение. Документация сжигается или разрезается шредером на кусочки, не подлежащие составлению.

А вот досрочно уничтожать испорченные или аннулированные путевки нельзя. Они должны складироваться в отдельной папке до тех пор, пока не будет проведена проверка (ревизия). Досрочное уничтожение возможно только при разрешении директора. При этом ответственность ложится полностью на его плечи.

Узнайте, как правильно организовать режим труда и отдыха водителей>>>

FILED UNDER : Бухгалтерия

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*