admin / 07.02.2019

Материальная помощь сотруднику

Содержание

Как оформить материальную помощь сотруднику?

Как оформить материальную помощь сотруднику различными способами, подробно изложено в статье. Кроме того, читатель узнает, какие виды материальной помощи могут быть выплачены, какие документы могут понадобиться для получения выплат, как оформить заявление и служебную записку о выплате матпомощи и подготовить приказ, на основании которого она будет перечислена работнику.

Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления

Как оформить материальную помощь?

В каких случаях матпомощь может выплачиваться?

Как выплачивается матпомощь? Закрепление порядка выплаты в локальных актах организации

Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре

Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику

Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)

Возможно ли получение матпомощи без документов?

Образец приказа о предоставлении матпомощи

Назначение платежа при выплате матпомощи

Итоги

Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления

Матпомощь представляет собой денежную выплату работнику организации, которая производится на основании решения, принятого руководством фирмы ввиду наступления события, с которым связывается необходимость выплаты. Исчерпывающего перечня таких событий ни ТК РФ, ни иные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения, не содержат. Формально матпомощь может выплачиваться при наступлении у сотрудника любой ситуации, которую руководство организации связывает с необходимостью выплаты.

Как правило, положения о порядке и основаниях выплаты матпомощи закрепляются либо в локальных актах предприятия, либо в коллективном договоре. Однако это не означает, что при отсутствии локального регулирования работодатель не имеет права выплачивать матпомощь, поскольку произведение такого рода выплат — его прерогатива. В то же время обязанности выплачивать денежные суммы работникам, если регулирование порядка осуществления выплат в организации отсутствует, у работодателя нет.

Как выплачивается матпомощь? Закрепление порядка выплаты в локальных актах организации

Ч. 2 ст. 5 ТК РФ закрепляет, что трудовые отношения могут быть урегулированы различными способами, в частности, посредством принятия коллективных договоров, соглашений либо локальных актов. Относительно порядка выплаты материальной помощи возможны следующие варианты:

  • принимается коллективный договор, регулирующий порядок выплат матпомощи;
  • утверждается локальный акт, в котором прописаны порядок и основания для выплат;
  • данный вопрос вообще игнорируется (что также не противоречит законодательству).

Порядок принятия локальных актов закреплен в ст. 8 ТК РФ. Право на их принятие работодателем установлено ч. 1 ст. 22 ТК РФ. В них могут закрепляться в том числе права и обязанности работодателя и трудящихся, что следует из положений ст. 20 ТК РФ.

Не исключается, что такие права и обязанности могут закрепляться и относительно необходимости выплаты работодателем и возможности получения работниками сумм матпомощи. При этом соблюдение принятого на предприятии локального акта обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Локальный акт — это распорядительный документ, оформляемый работодателем, поэтому при его принятии руководство фирмы, как правило, делает акцент на своих правах, но не обязанностях. Это и понятно, поскольку загонять себя в рамки, прописывая обязательства по выплате сумм матпомощи работодателям невыгодно. Гораздо выгоднее с точки зрения управленца оставить этот вопрос размытым, не закрепляя конкретных обязательств, но тем не менее оставляя возможность выплат на свое усмотрение.

В этом плане работники, желающие закрепить порядок выплаты матпомощи, добьются более эффективных результатов, если инициируют процедуру переговоров с целью принятия коллективного договора.

Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре

В силу ст. 40 ТК РФ коллективный договор — это правовой акт, который регулирует различные отношения внутри фирмы. Он заключается между работниками и работодателем, через представителей, путем проведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ).

Ч. 1 ст. 41 ТК РФ, определяющая содержание и структуру коллективного договора, не исключает, что в таком документе могут закрепляться и обязанности работодателя по выплате матпомощи, порядок таких выплат.

Если, принимая локальный акт, работодатель действует самостоятельно (в некоторых случаях учитывается мнение профсоюза, в силу ч. 2 ст. 8 ТК РФ), то коллективный договор принимается путем активного обсуждения его содержания представителями обеих сторон трудовых отношений, что подразумевает, что в таком документе права работников на получение матпомощи будут отражены более детально. Кроме того, сотрудники могут самостоятельно инициировать процедуру проведения коллективных переговоров, а работодатель не вправе отказаться от участия в них.

В договоре целесообразно отразить детальный порядок и случаи выплаты матпомощи, что позволит урегулировать данные правоотношения.

Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику

Поскольку вопрос о выплате матпомощи не урегулирован на законодательном уровне, не закрепляется и обязательного пакета документов, которые требуется представить работнику с целью получения выплаты. В то же время коллективные договоры и локальные акты могут устанавливать такой перечень.

Поскольку матпомощь выплачивается ввиду наступления в жизни сотрудника различных событий, документы должны подтверждать факт их наступления. Основным документом является заявление либо служебная записка. На их основании инициируется процедура выдачи матпомощи.

Какие документы требуется предоставить дополнительно, зависит от ситуации:

  • Если сотрудник претендует на матпомощь в связи с рождением ребенка, следует представить свидетельство о рождении.
  • Если сотрудник заболел и ему необходимы деньги на лечение, потребуется заключение врача и/или врачебной комиссии, а также иные документы, подтверждающие факт наличия заболевания.
  • Если сотрудник уходит в отпуск и в связи с этим хочет получить матпомощь, доказательствами ухода в отпуск могут послужить график отпусков, приказ работодателя. Данные документы уже имеются у руководства, поэтому в такой ситуации целесообразно представить только заявление на выплату.
  • В случае если член семьи сотрудника умер, необходимо представить работодателю свидетельство о смерти либо судебное решение о признании члена семьи умершим.

Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)

Для того чтобы работодатель узнал о том, что в жизни служащего произошло событие, которое может послужить основанием для выплаты матпомощи, сотруднику нужно уведомить его об этом. Уведомление производится на основании заявления.

Форма заявления законом не закреплена, однако может быть приведена в локальном акте или коллективном договоре. Требований к заявлению законодательство также не содержит.

Образец такого документа может выглядеть следующим образом:

Директору ООО «Ирис»

Петрову Т. Н.

От старшего менеджера

Карпова Т. Г.

Заявление

Прошу предоставить мне материальную помощь в размере 5000 руб. в связи с необходимостью покупки лекарств для лечения обнаруженного заболевания почек.

Приложение: копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2017 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2017 № 129571, выданного врачом Анисимовой Р. В.

12.07.2017 Карпов Т. Г. /Карпов/

Заявление подается в 2 экземплярах. На одной копии ставится отметка о дате вручения и подпись лица, которому заявление передано, а вторая копия передается работодателю.

Второй способ уведомления работодателя о наступлении определенного события, связанного с необходимостью выплаты матпомощи, — служебная записка, составленная, например, непосредственным начальником сотрудника.

Образец служебной записки может выглядеть следующим образом:

Директору ООО «Ирис»

Петрову Т. Н.

От начальника отдела продаж

Игнатьева Т. В.

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что у старшего менеджера Карпова Т. Г. 12.07.2017 родился ребенок — дочь, Карпова В. Т. Прошу рассмотреть возможность о выдаче Карпову Т. Г. материальной помощи в размере 5000 руб.

Игнатьев Т.В. /Игнатьев/ 12.07.2017

Материальная помощь сотруднику

Материальная помощь сотруднику — статья расходов, к которой часто придираются налоговики. Эксперты расскажут, как правильно оформить выплату и оказать работнику финансовую поддержку, не рискуя попасть под штрафные санкции.

Работодатель по своей инициативе может выплачивать материальную помощь не только работающим, но и бывшим сотрудникам, и даже сторонним лицам, никогда не числившимся в штате компании. Этот вид выплаты упоминается в налоговом законодательстве (ст.217, 217, 422 НК РФ) и Федеральном законе №125 от 24.07.1998г. В то же время Трудовой кодекс не рассматривает понятие «материальная помощь», не учитывает ее в составе оплаты труда и никак не ограничивает перечень оснований для ее выплаты.

Вопрос из практики

Нужно ли при расчете среднего заработка учесть материальную помощь?

Отвечает Нина Ковязина,заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.

Нет, не нужно. Материальную помощь оказывают человеку, когда он находится в трудной жизненной ситуации и нуждается в материальной поддержке. Подобные выплаты нельзя отнести ни к одному из составляющих зарплаты (оплаты труда), перечисленных в ст.129 Трудового кодекса РФ, а именно…

Как выбрать наиболее удобную систему оплаты труда и отразить ее в трудовых договорах, штатном расписании и других локальных актах, читайте в журнале «Кадровое дело»

  • В документах по оплате труда чаще всего находят ошибки. На что обратит внимание инспектор
    Чем поможет: подготовиться к проверке ГИТ и провести аудит документов по оплате труда.
  • Как выбрать оплату труда и прописать ее в договоре. Пять формулировок для разных ситуаций
    Чем поможет: подобрать безопасные формулировки для документов по оплате труда, разобраться в тонкостях разных систем на конкретных примерах.
  • Четыре совета, как отражать зарплатные условия в локальных актах
    Чем поможет: грамотно прописать оклады, тарифные ставки, доплаты, надбавки и премии в нормативной документации, избежав претензий ГИТ и налоговой инспекции.

Виды материальной помощи сотрудникам

Если сотрудник попал в сложную жизненную ситуацию и нуждается в деньгах, работодатель вправе ему помочь. Делает он это сугубо добровольно, так как ни один нормативный акт не обязывает безвозмездно оказывать персоналу материальную помощь. Между тем обязанность и порядок оказания материальной помощи может быть предусмотрена локальным актом организации.

Поэтому каждая организация самостоятельно устанавливает основания, порядок и размер выплат. В списках оснований чаще всего фигурируют:

  1. стихийное бедствие — пожар, катастрофа, наводнение и т.д.;
  2. смерть близкого родственника;
  3. увольнение (не путайте матпомощь с выходным пособием);
  4. выход на пенсию;
  5. свадьба, рождение или усыновление ребенка;
  6. серьезная болезнь, требующая дорогостоящего лечения;
  7. сложные условия проживания и т.д.

Иногда речь идет скорее о подарке, чем о выплате. Например, материальная помощь на лечение сотрудника в санаторно-курортном учреждении может предоставляться в форме путевки, а в случае стихийного бедствия — в форме временного жилья или вещей первой необходимости. Как правило, работодатели в первую очередь заботятся о штатном персонале, хотя в некоторых компаниях практикуется и материальная помощь бывшим сотрудникам.

Выплата материальной помощи сотруднику: порядок оформления

Порядок предоставления матпомощи может быть прописан в локальных актах. Работодатель вправе детально описать обстоятельства, дающие работникам право претендовать на помощь работодателя, а также форму ее предоставления, объем и другие значимые аспекты. Отразите в документах случаи, когда оказывается материальная помощь уволенному сотруднику, если это входит в ваши планы.

Пример оформления раздела «Материальная помощь» в положении об оплате труда

Обратите внимание: если сотрудник обращается за помощью на основании, предусмотренном локальным нормативным актом, отказ в обход локальных норм считается правонарушением.

Для получения помощи работник должен подать письменное заявление. К нему прилагаются документы, подтверждающие право на выплату — свидетельство о смерти родственника или рождении ребенка, медицинское заключение о состоянии здоровья или справка ВКК об инвалидности. Работодатель рассматривает запрос и, если решение положительное, издает приказ о предоставлении материальной помощи.

Образец приказа о предоставлении материальной помощи

Совет от редакции. Составляя приказ в свободной форме, не забывайте о заголовке — он поможет в дальнейшем не перепутать его с другими документами и поместить в нужное дело. Заголовок должен быть понятным, емким и лаконичным. Не выносите в заглавную часть все содержание приказа, не выписывайте конкретные фамилии и обстоятельства — для этого есть распорядительная часть. Подробнее об искусстве оформления распорядительных документов читайте в статье «Как составлять красивые и понятные приказы, когда нет образцов и не от чего оттолкнуться».

В бухгалтерских проводках финансовая помощь, выданная на основании заявления действующего работника, отражается в кредите 73 счета («Расчеты с персоналом по прочим операциям»). Если деньги перечисляются бывшему сотруднику, операции переносятся на 76 счет («Расчеты с разными кредиторами и дебиторами»).

Материальная помощь сотруднику: налогообложение в 2018 году

Российское налоговое законодательство прямо устанавливает ситуации. при которых выплаченная материальная помощь не облагается НДФЛ:

  • в случае смерти работника или членов его семьи;
  • при рождении или усыновлении ребенка в течение первого года жизни (усыновления) с ограничением в 50 000 рублей на каждого малыша;
  • в связи с чрезвычайными обстоятельствами или террористическими актами, в результате которых пострадал сотрудник или члены его семьи;
  • для льготных категорий сотрудников, имеющим право на соцподдержку за счет государственного бюджета.

Во всех остальных случаях страховыми взносами не облагаются только суммы до 4 000 рублей в течение календарного года. Тем самым законодатель снижает риск злоупотреблений, не позволяя работодателям использовать эту статью расходов как возможность ухода от налогов.

Вывод

Оказывая сотрудникам материальную помощь, работодатель совершает благое дело и улучшает свой имидж. Чтобы похвальное по своей сути начинание не вызывало лишних вопросов, назначайте выплаты только на основании письменных заявлений и приказов, сверяйтесь с локальными актами и внимательно оформляйте бухгалтерские документы.

Основания для выдачи денег работнику

БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП к сервисам для кадрового учета и бизнеса от СКБ Контур:

1. ЗАРПЛАТА – для расчета зарплаты, отпускных, больничных, составления отчетности. Интеграция электронных больничных.

2. ПЕРСОНАЛ – для автоматизации кадрового учета, заполнения документов, учета движения персонала, отчетности.

3. ЭКСТЕРН – для подачи отчетности через интернет, лучший сервис из себе подобных.

На уровне законодательства Российской Федерации не закреплен исчерпывающий перечень оснований, которые служат регулятором принятия работодателем решений о выплате своему работнику материальной помощи.

Руководство предприятия (организации) имеет право, а не обязанность по выплате представленного пособия.

Как правило, порядок обращения за указанной выплатой, ее размер, способ начисления и иные вопросы раскрываются положениями коллективных или индивидуальных трудовых договоров компании, локальными положениями о социальных и компенсационных выплатах, положением о выплате материальной помощи и иными актами местного значения.

Поскольку принятие решения о начислении материальной помощи или отказ в ее выдаче отнесено исключительно к ведению руководства предприятия (организации), дирекция самостоятельно определяет весомость причины, указанной сотрудником и размер выплаты в случае ее одобрения.

При этом поставить одобряющую резолюцию на заявлении работодатель может независимо от наличия в локальных актах положений о материальной помощи и причинах ее оказания.

К основаниям для выплаты матпомощи относят:

  • Сложное финансовое положение работника;
  • Ухудшение состояния здоровья трудящегося или членов его семей — оказание матпомощи на лечение;
  • Необходимость сотрудника в оздоровлении, лечении, реабилитации;
  • Материальный ущерб вследствие форс мажорных обстоятельств, например, при пожаре, актов терроризма;
  • Рождение детей, свадьба, похороны близких родственников или иждивенцев;
  • Юбилеи, научные достижения, повышения трудового звания;
  • Инвалидность (приобретенная или ранее имеющаяся);
  • Семейные обстоятельства (потеря кормильца, воспитание детей одним из родителей, многодетные семьи);
  • Профессиональные и иные праздники, отпуск работника (обычно связывается с необходимостью в оздоровлении) и пр.

Указанный перечень не является исчерпывающим. Даже в случае отсутствия какого-либо основания в локальном акте предприятия работодатель вправе принять решение о произведении выплаты.

На основании указанных работником причин работодатель принимает решение о характере материальной помощи – она может быть произведена как одноразовый платеж, иметь систематический характер или выплачиваться с установленной в приказе периодичностью.

Как выплатить — порядок оказания поддержки сотруднику

Процедура перечисления материальной помощи предусматривается актами предприятия (организации) местного значения, ознакомиться с которыми можно в бухгалтерии фирмы.

Для получения представленного пособия работнику следует составить заявление на имя руководителя в свободной форме.

В обращении следует подробно описать причины, в связи с которыми составляется ходатайство и приложить официальные бумаги, подтверждающие указанные факты.

К таким документам отнесены:

  • Справки от врачей, выписки из амбулаторных карт, рецепты н лекарства;
  • Чеки об оплате медицинских услуг;
  • Свидетельство о рождении ребенка;
  • Свидетельство о браке или справка из органа ЗАГС о предстоящем бракосочетании;
  • Заключения экспертных комиссий о нанесении вреда вследствие стихийного бедствия;
  • Документы из правоохранительных органов о подтверждении статуса жертвы террористического акта;
  • Свидетельство о смерти родственника;
  • Выписка из государственного реестра о статусе матери-одиночки (или отца);
  • Документ об инвалидности и пр.

Заявление может быть подано как напрямую руководителю, так и в бухгалтерию предприятия (организации).

Ходатайство рассматривается дирекцией, которая принимает решение об отказе или его одобрении с проставлением соответствующей визы и одновременным изданием приказа о выплате конкретному работнику материальной помощи в определенные сроки и в указанном размере.

Приказ передается на исполнение в бухгалтерию, которая осуществляет фактический расчет. Средства могут быть выданы из кассы в наличной форме или переведены на банковскую карту работника.

Оформление документов

Выплата материальной помощи сопровождается составлением и предоставлением следующих документов:

  • Заявление от сотрудника на имя работодателя;
  • Документы, подтверждающие основания для осуществления выплаты материальной помощи (взять справку у лечащего врача, обратиться в ЗАГС за выпиской из реестра и пр.);
  • Издание приказа начальства о произведении материальной помощи;
  • Бухгалтерская документация о произведении выплаты, начисления на нее, в соответствующих закону случаях, страховых взносов и налогов.

Важно! Если предусматривается систематический характер выплаты материальной помощи, допускается ее назначение по одному заявлению работника на основании одного приказа руководителя, в котором указываются сроки произведения платежей и период, по истечению которых выплаты будут прекращены (или указание прекращение каких обстоятельств служит остановке перечисления материальной помощи).

Сроки

Материальная помощь не производится из фонда оплаты труда, ее выплата не связана с начислением аванса или заработной платы.

Сроки выплаты представленного пособия напрямую связаны с подачей работником заявления.

Также имеет значение наличие самого обстоятельства. Например, помощь, связанная с отпуском, может быть затребована непосредственно перед отпуском при наличии соответствующего приказа работодателя, пособие по рождению малыша – после его рождения (при наличии справки из медицинского учреждения или документа, свидетельствующего о произведении органами записи актов гражданского состояния актовой записи о рождении ребенка).

Рассмотрение ходатайства может быть осуществлено в день обращения или в дату ближайшего заседания дирекции, на котором решаются вопросы относительно социальных выплат.

Приказ о произведении работнику матпомощи передается в бухгалтерию, которая переводит средства работнику не позднее следующего рабочего дня.

Важно! Материальная помощь, выплачиваемая в связи с ежегодным отпуском должна быть начислена в течении трех предшествующих отпуску дней.

>Полезное видео

О порядке выплаты мат.помощи и какими законами регулируется, подробно рассказано в данном видео:

FILED UNDER : Бухгалтерия

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*