admin / 07.07.2019

Как уничтожить документы

Выделение документов к уничтожению

В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:

  • могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
  • могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.

Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.

Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».

Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).

Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:

  • строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов, когда документы готовятся к передаче в архив организации;
  • устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
  • каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства.
    Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;
  • служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
  • служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. отметку «2» в Примере 2);
  • если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии);
  • после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.

Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:

  • для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
  • в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).

Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

  • и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
  • для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!

Акты структурных подразделений

В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:

  • документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с 2005 по 2015 г. включительно;
  • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов, которые были выделены из дел, сформированных по 2015 г. включительно2, в процессе их подготовки к передаче в архив организации;
  • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов за 2015 г. и ранее, которые не предусматривалось формировать в дела, оставались на рабочих местах исполнителей, своевременно не были уничтожены ими в делопроизводстве путем шредирования и считаются россыпью – единицей учета, которой может быть не дело (единица хранения), а коробка, мешок, связка и т.п. См. отметку «1» в Примере 1.

Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.

Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только перечни документов3, иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).

В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы, но в хронологическом порядке (см. Пример 1).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах, один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).

Пример 1

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам

СвернутьПоказатьПример 2

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам (в организации, не являющейся источником комплектования)

СвернутьПоказать

Сводный акт

Служба делопроизводства на основании актов (предложений) структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации.

При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.

Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации, когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных (свыше 10 лет) сроков их хранения.

Фрагмент документа СвернутьПоказать Табличная часть формы акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приведенная в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве (на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации). Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению (изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше). Кроме того, может не заполняться часть трафаретного текста об утверждении описей ЭПК архива, если организация не является источником его комплектования. И если выделяются к уничтожению документы только в бумажной форме, то акт может быть оформлен так, как показано в Примере 2.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст. 246 ПТУД.

Фактическое уничтожение документов

В конце сводного акта (см. оранжевую заливку в Примере 2) предусмотрено оформление отметки о фактическом уничтожении документов и дел, например, путем шредирования. Эта отметка может быть дополнительно заверена представителем, печатью (при наличии) или штампом организации4, которая фактически приняла, произвела взвешивание, а затем и физическое уничтожение документов вашей организации (отмечено цифрой 3 в Примере 2).

Но если вы сдаете документы в организацию вторсырья как макулатуру, то она, скорее всего, откажется расписываться в вашем акте и готова будет подписать только накладную, в которой указан общий вес «принятого добра». Тогда залитую оранжевым зону акта о выделении к уничтожению документов нужно будет заполнить иначе – так, как показано в Примере 3, а в накладной может значиться только одна позиция «макулатура» с указанием ее общего веса (как в Примере 5). Однако этот вариант применим только к «малоценным» документам. Обычно бумажные документы все-таки шредируют или подвергают химической обработке. Вариант закапывания не приветствуется, т.к. в земле документы хорошо сохраняются, в этом случае, скорее, создается видимость их уничтожения. А сжигание документов теперь запрещено экологическими стандартами серии 14000.

Гарантированно уничтожить документы, особенно при их небольшом количестве, можно самостоятельно. Если уничтожением документов занимаются сотрудники вашей организации, то данное действие должно выполняться коллективно, а не одним человеком (для избежания попадания якобы уничтоженных документов в чужие руки). Документироваться это может:

  • составлением отдельного акта об уничтожении либо
  • путем оформления отметки об этом с подписями всех участников в конце акта о выделении к уничтожению (Пример 4).

Если акт о выделении документов к уничтожению можно назвать «организационным», то акт о факте уничтожения – «техническим» документом.

По утвержденной Правилами форме акта (приложение 21) можно оформить выделение к уничтожению и факт уничтожения бумажных дел, а также электронных дел / документов, записанных на внешних электронных носителях. В форме акта не упоминаются реестры электронных документов, которые обязательны к описям электронных дел / документов и используются как учетные документы вместо внутренней описи документов дела, сформированного в бумажной форме.

Но для уничтожения электронных дел / документов, сформированных и хранящихся в информационной системе (в т.ч. в системе «электронного архива»), обязательно потребуется составление специального акта об уничтожении документов, дел программно-аппаратными средствами (показан в Примере 6). Такой «технический» акт составляется, как правило, централизованно ИТ-подразделением, которое осуществляет поддержку соответствующей информационной системы и является обязательным приложением (или второй самостоятельной частью) «организационного» акта.

Пример 3

Отражение сдачи документов в качестве макулатуры в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

СвернутьПоказатьПример 4

Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

СвернутьПоказатьПример 5

Отражение переданных в качестве макулатуры документов в табличной части накладной

СвернутьПоказать

Пример 6

«Технический» акт о фактическом (т.е. физическом) уничтожении электронных документов, выделение которых к уничтожению уже оформлено в «организационном» акте

СвернутьПоказать

Необходимо отметить на будущее, что если к уничтожению в архиве организации будут выделяться электронные дела / документы с истекшими сроками хранения, учтенные в описях (например, в описи электронных дел, документов временных сроков хранения), то в качестве обязательных приложений к акту необходимо будет оформлять реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, оформление которых установлено Правилами и которые являются обязательными приложениями к описям электронных дел, документов. Данные реестры должны составляться на каждое дело, содержать описание документов, включенных в состав электронного дела, их объем в Мб. Очевидно, что в Правилах не хватает регламентации конкретных процедур учета и выделения к уничтожению электронных дел / документов, поэтому можете взять на вооружение наши рекомендации.

Пример оформления реестра документов (контейнеров электронных документов) электронного дела показан в статье «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации» * * *

Кроме управленческого и методического эффекта, от правильного оформления актов на уничтожение документов есть и практическая польза. Если нормативный срок хранения каких-то дел, документов истек, но они не были включены в связи с этим в акты о выделении их к уничтожению, то формально любая проверка имеет полное право запросить их, потребовать предъявления, копирования и т.п. Вам придется или предъявлять затребованные документы за весь период деятельности организации, или срочно доказывать актами, почему они отсутствуют в составе документального и архивного фондов.

Не случайно концепция управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предусматривает планомерное регулирование всех процессов работы с документами: начиная с их создания и заканчивая уничтожением.

См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации», где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» объясняет:
какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;
как отличаются обложки дел у разных видов НТД;
как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;
как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;
что выдавать пользователям

Сноски

СвернутьПоказать

  1. А при отсутствии отдельного подразделения под названием архив корректнее говорить о передаче документов на архивное хранение (в службу ДОУ или др.). Вернуться назад

  2. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 Правил). Дела, сформированные в 2016 году, пока остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений. Только после составления описей можно выделять документы к уничтожению. Вернуться назад

  3. Обычно это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?­указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182). Вернуться назад

  4. Компании, оказывающие услуги депозитарного хранения документов, обычно осуществляют и уничтожение выделенных документов, при этом они могут составлять отдельный акт о факте уничтожения. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Изъятие бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»
121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26
ИНН 7731332719 / КПП 773101001

Утверждаю Мохов

Генеральный директор Мохов О.Л.
08.11.2016

Акт

об уничтожении документов
от 07.11.2016 № 1

Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 07.11.2016 были уничтожены следующие документы:

Наименование документов Период составления Количество папок документов (шт.) Срок хранения (лет)
Товарные накладные полученные 01.01.2010-31.12.2010 4 5
Товарные накладные выданные 01.01.2009-31.12.2010 10 5
Счета-фактуры полученные 01.01.2010-31.12.2010 5 5
Счета-фактуры выданные 01.01.2009-31.12.2010 9 5
Кассовые документы 01.01.2007-31.12.2009 3 5

Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 07.11.2016 № 263-16/Б.

Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./

Члены комиссии:

Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./

Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./

Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./

Что значит «списать документ в дело»? Кто выполняет эту процедуру в организации?

«Списать», а точнее направить документ в дело – это значит, прежде всего, принять решение об окончании процесса его исполнения (например, для приказа или полученного из другой организации письма) или подтвердить, что закончена процедура оформления документа (например, для акта или протокола). Таким образом, «списание документа в дело» – не техническая операция, а важная составная часть технологии работы с документами. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в дела можно только исполненные документы, т.е. документы, имеющие «Отметку об исполнении документа и направлении его в дело». Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; надпись «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:

Отправлен ответ 03.06.2008 № 07-15/ 385
В дело № 07-05
Старостина 03.06.2008

Проведено совещание с представителями
ЗАО «Технотрон», протокол от 15.05.2008 № 4
В дело № 01-06
Прохорова 15.05.2008

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Порядок изъятия бухгалтерских документов.

Поиск Лекций

Изъятие представляет собой принудительное лишение организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами.

В условиях, когда первичный документ является письменным свидетельством, доказательством какого-либо действия в процессе учета, полное изъятие может дестабилизировать организацию документооборота, что может отрицательно сказаться на деятельности хозяйствующего субъекта.

В то же время, несвоевременное осуществление изъятия может привести к уничтожению документов проверяемыми лицами или совершению в них подлога, что является одним из эффективных методов сокрытия следов противоправной деятельности в сфере экономики.

Весь процесс по организации подготовки изъятия бухгалтерских документов можно разделить на три этапа:

— подготовительный этап состоит из комплекса организационных мероприятий, обеспечивающих дальнейшую реализацию решения об изъятии бухгалтерских документов;

— основной (рабочий) этап предусматривает совокупность действий, направленных на внешний осмотр и непосредственное изучение необходимых документов, которым завершается составление документа (акта) об изъятии документов;

— заключительный этап предусматривает упаковку изъятых документов, их доставку и хранение до принятия решения по материалам проверки.

В соответствии с ч.8 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Также он имеет право в их присутствии дооформить документы, прошить, пронумеровать, опечатать, сделать опись и т. д.

Изъятие же первичных учетных документов производится только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Доставка документов осуществляется в условиях, исключающих их утрату и повреждение.

Хранение документов исключает доступ к ним посторонних лиц. В случаях их пропажи или повреждения приказом руководителя организации, изъявшей документы, назначается комиссия по расследованию причин данного события.

Определение перечня бухгалтерских документов, подлежащих изъятию, места их нахождения и хранения

Подготовительный этап

Оформление документа, подтверждающего основание изъятия (постановление)

Осмотр документов, подлежащих изъятию

Оформление процесса изъятия (протокол, акт)

Основной (рабочий) этап

Снятие главным бухгалтером копий с изымаемых документов

Организация доставки и хранения изъятых документов

Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами может осуществляться до и после возбуждения уголовного дела.

Основными законами и нормативными актами, регламентирующими изъятие бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами до возбуждения уголовного дела, являются:

— закон РФ от 18.04.1991г. с изменениями в 1993, 1996 и 1999г.г. «О милиции», ст. 27.10 «Акт изъятия»;

— ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. с последующими изменениями и дополнениями;

— закон РФ «О банках и банковской деятельности»;

— ФЗ «О счетной палате от 1995г. с последующими изменениями и дополнениями (акт изъятия и его оформление);

— инструкция, утвержденная письмом МФ РФ от 26.07.1991г. № 16/176 с последующими изменениями и дополнениями (оформление постановления об изъятии, протокол изъятия);

— Налоговый Кодекс РФ, ст. ст. 93, 94 (оформление акта изъятия);

— Таможенный Кодекс РФ, ч. 2 ст. 186 «Акт изъятия»;

— Указ Президента РФ «О федеральном казначействе» от

08.12.1992г. № 1556, п. 3 «Постановление»; УПК РФ, ст. ст. 182, 183, 184 (протокол) и другие.

Помимо изъятия, документы можно получить путем их истребования, что оформляется письменным запросом.

Результаты изъятия оформляются соответствующим документом (протоколом, актом) в двух-трех экземплярах, в котором отражаются следующие реквизиты: дата и время (начало и конец) изъятия; должность лица, производящего изъятие, и присутствующих лиц; основание и перечень изымаемых документов; подписи; письменные объяснения по зафиксированным нарушениям в изымаемых документах и т. д.

Первый экземпляр протокола (акта) остается у представителя органа, изъявшего документы; второй — в бухгалтерии организации, у которой произвели изъятие; третий — направляется в другие надзорные органы (не обязательно).

После возбуждения уголовного дела изъятие документов может осуществляться в ходе осмотра места происшествия (ст. ст. 176, 177 УПК РФ), обыска (ст. 18/2 УПК РФ) и выемки (ст. 183 УПК РФ), личного обыска (ст. 184 УПК РФ).

По уголовному делу для изъятия документов следователь выносит постановление, которое предъявляется главному бухгалтеру для ознакомления.

Изъятие оформляется протоколом (уголовно-процессуальный закон), копия которого вручается главному бухгалтеру. При необходимости производится обыск жилища на основании решения суда (ст. 165 УПК РФ).

Порядок изъятия бухгалтерских документов

Изъятие представляет собой принудительное лишение организации возможности пользоваться и распоряжаться бухгалтерскими документами. Следует отметить, что изъятие бухгалтерских документов может отрицательно сказаться на деятельности хозяйствующего субъекта. Так, например, первичные документы являются свидетельством какого- либо действия в процессе учета, и их полное изъятие может дестабилизировать весь документооборот организации. В то же время несвоевременное осуществление изъятия может привести к уничтожению документов проверяемыми лицами или совершению в них подлога.

Процесс изъятия бухгалтерских документов можно разделить на три этапа (см. рис. 17).

Рис. 17. Этапы изъятия бухгалтерских документов

На подготовительном этапе определяется перечень бухгалтерских документов, подлежащих изъятию, места их нахождения и хранения. Кроме того, в необходимых случаях оформляется документ, подтверждающий основание изъятия (например, постановление о выемке).

Собственно изъятие представляет собой совокупность действий, направленных на внешний осмотр и непосредственное изучение необходимых бухгалтерских документов и завершается составлением документа (акта, протокола) об изъятии документов. При этом главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие первичных документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

На заключительном этапе происходит упаковка изъятых документов, их доставка и хранение до принятия решения по материалам проверки.

Изъятие бухгалтерских документов (см. приложение 2) возможно в следующих случаях:

  • — для контроля за соблюдением законодательства;
  • — проведение оперативно-розыскной деятельности;
  • — производство по делам об административных правонарушениях;
  • — осуществление уголовно-процессуальной деятельности.

Допускается изъятие бухгалтерских документов при осуществлении следующих видов контроля за соблюдением законодательства: налогового, таможенного и финансового.

При осуществлении налогового контроля изъятие документов производится только при проведении налоговых проверок в форме выемки документов. Основаниями производства выемки документов являются следующие:

  • — документы содержат сведения о налоговом правонарушении, и есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены, заменены и т.д. (п. 14 ст. 89 НК РФ);
  • — налогоплательщик отказался или не представил запрашиваемые документы в установленные сроки (п. 4 ст. 93 НК РФ).

Основанием для производства выемки является мотивированное постановление должностного лица органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист. До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка, добровольно выдать документы, а в случае отказа производит выемку принудительно. При отказе вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

О производстве выемки документов составляется протокол, в котором перечисляются и описываются все изъятые документы. В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При этом не могут быть изъяты документы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты (ст. 94 НК РФ).

Основанием для проведения проверок в рамках таможенного контроля является предположение о том, что не соблюдаются либо соблюдаются не в полной мере законодательство государств — членов Евразийского экономического союза. Что касается порядка изъятия документов при проведении таможенных проверок, то он регламентирован недостаточно: в п. 10 ч. 1 ст. 134 Таможенного кодекса Таможенного союза говорится о праве должностного лица при проведении выездных таможенных проверок изымать документы либо их копии с составлением акта изъятия.

Федеральный закон «О Счетной палате Российской Федерации» предусматривает изъятие документов инспекторами Счетной палаты РФ при проведении проверок и ревизий, в рамках осуществления финансового контроля. При обнаружении подделок, подлогов, хищений и злоупотреблений инспекторы вправе изымать необходимые документы, оставляя в делах акт изъятия и копии или опись изъятых документов (ст. 36 Федерального закона от 05.04.2013 № 41-ФЗ).

В рамках оперативно-розыскных мероприятий может проводиться изъятие документов (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности»). В случае изъятия документов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол, с документов изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и передаются лицу, у которого изымаются документы, о чем делается запись в протоколе. В случае если невозможно изготовить копии или передать их одновременно с изъятием документов, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов лицу, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе. В случае если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.

Изъятие документов также является мерой обеспечения производства по делу об административном правонарушении (п. 4 ч. 1 ст. 27.1 КоАП РФ). Изъятию подлежат документы, имеющие значение доказательств и обнаруженные:

  • — на месте совершения административного правонарушения;
  • — при личном досмотре;
  • — при досмотре вещей, находящихся при физическом лице;
  • — при досмотре транспортного средства;
  • — при осмотре принадлежащих юридическому лицу территорий, помещений и находящихся у него товаров, транспортных средств и иного имущества.

Изъятие документов осуществляется в присутствии двух понятых либо с применением видеозаписи. Изъятие производится должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об административных правонарушениях.

При изъятии документов может применяться фото- и киносъемка, видеозапись, иные установленные способы фиксации вещественных доказательств. Об изъятии документов составляется протокол либо делается соответствующая запись в протоколе о доставлении или в протоколе об административном задержании. В протоколе об изъятии документов указываются сведения о виде и реквизитах изъятых документов, а также запись о применении фото- и киносъемки, видеозаписи, иных установленных способов фиксации документов. Материалы, полученные при изъятии документов с применением фото- и киносъемки, видеозаписи, иных установленных способов фиксации вещественных доказательств, прилагаются к соответствующему протоколу.

Протокол об изъятии документов подписывается должностным лицом, его составившим, лицом, у которого изъяты документы, понятыми. В случае отказа лица, у которого изъяты документы, от подписания протокола в нем делается соответствующая запись. Копия протокола вручается лицу, у которого изъяты документы, или его законному представителю. В случае необходимости изъятые документы упаковываются и опечатываются на месте изъятия. Изъятые документы до рассмотрения дела об административном правонарушении хранятся в местах, определяемых лицом, осуществившим их изъятие, в порядке, установленном соответствующим федеральным органом исполнительной власти. Вопрос об изъятых документах должен быть решен в постановлении по делу об административном правонарушении. При этом документы, являющиеся вещественными доказательствами, подлежат оставлению в деле в течение всего срока хранения данного дела либо в соответствии с законодательством РФ передаются заинтересованным лицам.

Следует помнить, что отказ граждан и должностных лиц организаций от выдачи документов, подлежащих изъятию, или воспрепятствование производству изъятия документов могут повлечь административную ответственность (ст. 19.4 «Неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), должностного лица организации, уполномоченной в соответствии с федеральными законами на осуществление государственного надзора, должностного лица органа, осуществляющего муниципальный контроль» КоАП РФ).

Изъятие бухгалтерских документов правоохранительными органами может осуществляться до и после возбуждения уголовного дела. Изъятие бухгалтерских документов до возбуждения уголовного дела может иметь место в следующих случаях: истребование документов и изъятие документов при осмотре места происшествия.

К сожалению, УПК РФ подробно не регламентирует процедуру истребования документов, хотя данный способ проверки сообщения о преступлении широко применяется в правоприменительной деятельности. Процедура истребования охватывает собой действия должностного лица по направлению предписания гражданину или организации представить определенные материалы, передачу истребуемого объекта и процессуальное оформление этих фактов. Возможно применение как устной, так и письменной формы запроса, содержащего требование о представлении документов. В запросе должна обосновываться необходимость изъятия соответствующего документа, а также содержаться указание на конкретный документ, подлежащий изъятию и срок его представления.

Сложившаяся в правоприменительной деятельности практика осуществления истребования свидетельствует об отсутствии единообразия в оформлении факта передачи изымаемых объектов: составляются документы, имеющие различную процессуальную форму и наименование (протоколы, рапорты, справки, акты и пр.). Более предпочтительным представляется закрепление факта истребования путем составления такого процессуального документа, как протокол. Он широко используется для отражения хода и результатов не только следственных, но и иных процессуальных действий, в том числе и на стадии возбуждения уголовного дела.

На практике для участия в данном проверочном действии часто привлекаются незаинтересованные лица, которые выполняют функции понятых, хотя и не являются ими в силу прямого указания закона на возможность привлечения последних лишь к участию в следственных действиях (ст. 60 УПК РФ). Целесообразность их привлечения состоит в том, чтобы удостоверить правильность отображения воспринимаемой информации в протоколе и обеспечить условия для возможной проверки законности и обоснованности процедуры истребования.

Изъятие бухгалтерских документов после возбуждения уголовного дела может иметь место в следующих случаях: изъятие документов при осмотре места происшествия, обыске, выемке.

Обыск и выемка производятся на основании постановления следователя (а в некоторых случаях на основании судебного решения, например, при производстве обыска и выемки в жилом помещении, выемки документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, обыска и выемки в отношении адвоката и др.) при наличии достаточных данных полагать, что в каком-либо месте или у какого-либо лица могут находиться документы, которые могут иметь значение для уголовного дела. До начала обыска, выемки следователь предъявляет постановление о его производстве и предлагает добровольно выдать подлежащие изъятию документы. Если они выданы добровольно и нет оснований опасаться их сокрытия, то следователь вправе не производить обыск.

При производстве обыска, выемки могут вскрываться любые помещения, если владелец отказывается добровольно их открыть. При этом не должно допускаться не вызываемое необходимостью повреждение имущества. При обыске, выемке должно быть обеспечено присутствие не менее двух понятых, а также участие лица, в помещении которого производится обыск, выемка (для юридических лиц представителя администрации). Изъятые документы предъявляются понятым и другим лицам, присутствующим при обыске, выемке, и в случае необходимости упаковываются и опечатываются на месте, что удостоверяется подписями указанных лиц.

При производстве обыска, выемки составляется протокол, где должно быть указано, в каком месте и при каких обстоятельствах были обнаружены документы, выданы они добровольно или изъяты принудительно. Все изымаемые документы должны быть перечислены с точным указанием их количества и индивидуальных признаков. Если в ходе обыска, выемки были предприняты попытки уничтожить или спрятать подлежащие изъятию документы, то об этом в протоколе делается соответствующая запись и указываются принятые меры. Копия протокола вручается лицу, в помещении которого был произведен обыск, выемка (для юридических лиц представителю администрации).

Осмотр места происшествия проводится без вынесения специального решения (кроме осмотра жилого помещения при отсутствии согласия проживающих в нем лиц). Осмотр проводится в присутствии понятых либо с применением видеофиксации хода и результатов следственного действия. Изъятые документы предъявляются понятым и другим лицам, присутствующим при осмотре и в случае необходимости упаковываются и опечатываются на месте, что удостоверяется подписями указанных лиц. Изъятые документы приобщаются к материалам уголовного дела либо в качестве вещественных доказательств, либо в качестве иных документов.

  • Налоговый кодекс Российской Федерации — часть первая от 31.07.1998 № 146-ФЗ;часть вторая от 05.08.2000 № 117-ФЗ.
  • Кодекс Российской Федерации об административных правонарушенияхот 30.12.2001 № 195-ФЗ.
  • Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001 № 174-ФЗ.

Когда потребуется оформить акт об уничтожении документов

Хозяйственно-экономическая, организационная и социальная деятельность предприятия, его взаимодействие с сотрудниками, заказчиками, партнерами и государственными органами осуществляется на основании документов и подтверждается ими. Поэтому все эти документы должны храниться в организации. По окончании календарного года они формируются и подшиваются в дела, в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел, и передаются на архивное хранение.

Естественно, разные типы документов имеют неодинаковую значимость по важности и разные сроки хранения. В настоящее время в действующее законодательство, регламентирующее архивное хранение документов, вносятся поправки, ставящие сроки хранения в зависимость от степени важности документа.

А пока что такие сроки определяются в соответствии с перечнями. Перечни могут быть типовыми, имеющими межотраслевое значение и отраслевыми — регламентами, которые используются организациями, подчиняющимися какому-то одному ведомству. Чаще всего в практике архивного хранения используется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Этот регламент был утвержден приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года.

Перечни не являются государственными правовыми актами и сроки хранения, указанные в них не являются установленными законом нормами. Поэтому на практике решение о том, как долго должен храниться тот или иной документ, принимается экспертной комиссией в индивидуальном порядке. Именно комиссия определяет, следует ли хранить деловую бумагу и дальше, либо же она будет утилизирована по специальному акту об уничтожении документов с истекшим сроком хранения . В таблице представлены сроки хранения некоторых кадровых и бухгалтерских документов.

Наименование документа

Срок хранения

Номер по Перечню

Акты выдачи, уничтожения и утраты пропусков и удостоверений

Акты о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

Акты о выдаче (изъятии) дел, описей

Ведомости аттестации рабочих мест

Выписки из протоколов

Графики предоставления отпусков

Личные дела сотрудников

постоянно

Договоры возмездного оказания услуг

Докладные записки о нарушении правил трудового распорядка

Заявления по трудовым спорам

Личные карточки

Книги выдачи командировочных удостоверений

Книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Листки нетрудоспособности

Номенклатуры дел

постоянно, до замены новыми

Аналитические обзоры

постоянно, до минования надобности

Экспертная комиссия, работу которой курирует, как минимум, городская архивная организация, создается на предприятии по приказу руководителя. В нее, как правило, включают специалиста, ответственного за архивное хранение документов в организации, главного бухгалтера, юриста, кадровика, а также представителей структурных подразделений. Образец приказа представлен ниже.

Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности каждого документа, как минимум, дважды:

  1. по окончании календарного года и формировании дел;
  2. по окончании установленного ранее срока хранения.

В зависимости от установленного для них срока хранения, документы могут подразделяться на те, что хранятся временно и те, что хранятся постоянно. Документы временного хранения, после того, как истек установленный срок, еще раз оцениваются с точки зрения исторической, культурной, научной или технической ценности. Не представляющие никакой ценности деловые бумаги включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Обратите внимание: Согласно письму Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83, утилизация документов, срок хранения которых истек, является правом, а не обязанностью предприятия.

Основная часть акта об уничтожении документов — это нумеруемый перечень в котором указывается заголовок уничтожаемого дела или обобщенный заголовок группы утилизируемых документов. Кроме этого, в перечне необходимо указать крайние даты, подтверждающие, что установленный для них срок хранения уже превышен и истек. В акте также приводятся номера описей дел и их индексы в соответствии с установленной на предприятии номенклатурой. Одно из полей предназначено для указания установленного срока хранения дела или документов со ссылкой на номер статьи по тому из перечней, на основании которого этот срок был определен.

Обратите внимание: Нельзя использовать документы, выделенные к уничтожению,для повторного использования, например, для черновиков.

Акт уничтожения документов образец содержит строку «Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК». Сведения в нее вносятся только когда организация передает свои архивные документы на последующее хранение в государственный архив.

Те компании, архив которых невелик, утилизацию документов могут производить самостоятельно. Этот процесс происходит в присутствии представителей экспертной комиссии и курирующей архивной организации. О том, что документы были утилизированы в полном объеме, составляется соответствующий акт. В его текстовой части может быть, например, указано: «Документы и дела в количестве 22 (двадцати двух) единиц хранения уничтожены силами ООО «Альфа», о чем составлен акт от 15.06.2017 №154 Руководитель архива Иванова Н.Е. Иванова 15.06.2017″.

Но в том случае, когда документов слишком много, их утилизацию целесообразно перепоручить специализирующемуся на этом предприятии вторсырья. Для этого случая в акте о выделении документов к уничтожению предусмотрена отдельная строка, в которую и вносятся необходимые сведения: «Документы количестве _____________ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______». Предприятие, принявшее документы на уничтожение, должна выдать организации копию приемо-сдаточной накладной или квитанцию, подтверждающие факт передачи документов на уничтожение.

Как долго хранится акт о уничтожении документов и дел

Акты об уничтожении документов — подтверждение того факта, что документы не были испорчены или утеряны, но были уничтожены в установленные перечнями сроки. То есть, они являются свидетельством правильной организации работы с архивными документами на предприятии.

Поэтому установленный срок хранения актов об уничтожении документов не имеет ограничений, это документ постоянного хранения. То есть, если предприятие будет ликвидировано или закрыто, руководитель должен подготовить и передать эти акты вместе с другими документами постоянного хранения в Архивный фонд РФ, представителями которого являются государственный, городской или муниципальный архивы.

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной в организации.

Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций — наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Правила заполнения акта

Порядковый номер

Указывается порядковый номер дела (документа).

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

Крайние даты

В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.

Номер описи

В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно . При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

Количество единиц хранения

Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

Итоговая запись

Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

Составление акта о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения научно-технической обработки документов.

Иными словами, сначала нужно обязательно провести экспертизу ценности документов, сформировать дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения. Дела переплести, оформить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, составить на них описи и утвердить в установленном нормативными документами порядке. И только после этого заниматься уничтожением документов с истекшими сроками хранения.

Однако очень часто в организациях встречается совершенно другая практика. Руководители и особенно бухгалтеры стремятся к тому, чтобы в первую очередь освободиться от документов с истекшими сроками хранения, а приведение в порядок документов с длительными сроками хранения оставляют на неопределенный срок. Эта практика свидетельствует об отсутствии системы в работе, так как, только приведя документы в порядок, мы можем уверенно утверждать, что выделили к уничтожению документы, утратившие практическое и не имеющие научно-исторического значения. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это своего рода завершающий этап в наведении порядка в работе с документами.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной нормативными документами.

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

__________ № ________

(место составления)

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

На основании:____________________________________________________________________________________________________________

(название и выходные данные перечней документов

с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научноисторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда

(название фонда)

Итого _________________________________дел за _____________________годы.

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК)____________________________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

протокол___________№______________*.

лица, проводившего экспертизу

ценности документов

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

наименование организации

________№______________

Документы в количестве__________________________________________________________________________дел,

весом ___________________ кг сданы в

(наименование организации)

на переработку по приемосдаточной накладной от _________ № __________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.

В акт можно включать как заголовки отдельных дел, так и групповые заголовки на однородные дела. Четвертый и пятый разделы акта заполняются только на дела, срок хранения которых выше 10 лет. Но если вы принимали на хранение документы временного (до 10 лет) хранения по сдаточным описям, то следует указать номера выделенных к уничтожению документов по этим описям.

При составлении акта нужно помнить о том, что в него включаются дела, не подлежащие хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, если дело «Квартальные финансовые планы», срок хранения которых 3 года при условии наличия годовых планов, закончено делопроизводством в 2000 году, оно может быть включено в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2004 г. В том случае, если срок хранения документов определен по перечням как «3 года после проведения комплексной налоговой проверки», тогда точкой отсчета является дата проведения проверки. Например, дело «Кассовые документы по рублевым счетам за 2003 год» при проведении проверки в 2005 году может быть выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г. и то при условии, если во время проверки этот период (2003 год) был обревизован. Если проверке подверглись документы до 2002 года включительно, тогда дело, указанное в нашем примере, не может быть включено в акт о выделении к уничтожению. Оно остается на хранении в организации до тех пор, пока не будут обревизованы документы за 2003 год, даже если придется ждать проверки еще несколько лет. Разумеется, при такой постановке вопроса срок хранения дел значительно увеличивается.

Нужно иметь в виду, что под налоговой проверкой понимается только комплексная выездная проверка. При составлении акта о выделении к уничтожению документов важно помнить, что если налоговая проверка проверила документы, например, за последние три года, а документы за более ранний период не смотрела, это значит, что в акт о выделении к уничтожению документов включаются документы с истекшими сроками хранения только за тот период, который был обревизован. Документы, которые не были обревизованы, даже если они относятся к более раннему периоду, мы обязаны оставить на хранение.

Государственные организации Списка №1 (т.е. организации, сдающие свои документы на государственное хранение) акт о выделении к уничтожению документов вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу представляют на согласование экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) государственного архива и затем на утверждение руководителю организации.

Акт о выделении к уничтожению документов в государственных организациях Списка №2 (т.е. в организациях, не сдающих документы на государственное хранение) и в организациях негосударственной формы собственности согласовывается на заседании экспертной комиссии организации и утверждается руководителем организации.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья; желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.

В заключение составим примерный (но не претендующий на полноту) акт о выделении к уничтожению документов для организации негосударственной формы собственности.

Предположим, что налоговая проверка проходила в 2005 году. В результате проверки были обревизованы документы за 1999-2004 годы.

ООО «Булвинил»

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Булвинил»

Переплетов М.А. Переплетов

06.02.2009 №1 г.

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на основании перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (ч. 2) (М., 1989), перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (Мн., 2001) и перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (Мн., 2006), акта проверки налоговой инспекции правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов и других платежей в бюджет и внебюджетные фонды от 10.03.2005 №1 за период с 01.01.1999 по 31.12.2004 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда ООО «Булвинил» за 1999-2004 годы.

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

Приказы директора о командировках работников по территории Республики Беларусь

Описи №3 за 1999-2004 гг.

3, 25, 32, 45, 53, 64

3 г., ст. 16.3

После проведения комплексной налоговой проверки

Приказы директора о предоставлении отпусков и дисциплинарных взысканиях

2, 24, 33, 46, 65-67

3 г., ст. 16.3

Мемориальные ордера №1, 2, 3 с приложениями

12-24, 36-48, 54-66, 72-84, 92-104, 115-127, 132-138

3 г., ст. 462

Оборотные ведомости по расчетным счетам

3 г., ст. 467

Больничные листы

3 г., ст. 479

Испорченные и аннулированные доверенности

3 г., ст. 514

Кассовые книги по рублевым счетам

3 г., ст. 467

Главные книги

3 г., ст. 469

Месячные расчеты налогов и платежей в бюджет

Заявки на приобретение и выделение товарно­материальных ценностей

Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов

Журнал регистрации входящей и исходящей документации

3 г., п. 944.5

Итого 186 (сто восемьдесят шесть) дел за 1999-2004 годы.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу за 1999-2004 годы согласованы с ЭК ООО «Булвинил» (протокол от 27.11.2007 №2).

Ведущий специалист Ананич Е.В. Ананич

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ООО «Булвинил»

Документы в количестве 186 (сто восемьдесят шесть) дел, весом 190 кг сданыООО «Белбумленд» на переработку по приемосдаточной накладной от 20.02.2009.

Специалист Мечникова Л.П. Мечникова

Нормативные документы, определяющие порядок уничтожения документов:

1. Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (ст. 24) (в редакции от 20.06.2008 №349З);

2. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 №5;

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.

>Образец акта об уничтожении документов

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

FILED UNDER : Бухгалтерия

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*