admin / 08.02.2019

Документооборот между организациями

Юридическая основа СЭД

Крупные предприятия с разветвленной филиальной сетью стремительно переходят на электронный документооборот, чему способствует наличие достаточной законодательной базы.

Обеспечение правовой идентификации обработчика электронного документа

Законами, регламентирующими работу СЭД, являются:

  1. №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
  2. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
  3. №263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот».
  4. Гражданский кодекс.
  5. Арбитражный процессуальный кодекс.

Прямые законодательные нормы одинаковы для всех, но при внедрении СЭД предприятие должно разработать дополнительно ряд внутренних распорядительных документов:

  • регламент использования ЭЦП;
  • корпоративные правила электронного документооборота с алгоритмом решения спорных ситуаций;
  • документ о присоединении к правилам, который должны подписать все работники.

Сотрудники компании обязаны использовать лишь сертифицированные ЭЦП и средства криптозащиты информации. Соблюдение этого правила и согласованность законодательной базы позволяют сделать действия работника в корпоративной СЭД юридически значимыми.

Суть и функции СЭД

Система электронного документооборота – автоматизированная система управления рабочими процессами, позволяющая взаимодействовать работникам посредством цифровых устройств без использования бумажных носителей информации.

Возможная схема системы электронного документооборота

Базовыми функциями СЭД являются:

  • создание, передача, хранение электронных документов (ЭД);
  • оцифровывание бумажных документов;
  • создание карточки документа с его атрибутами;
  • формирование документов на базе готовых шаблонов с заданными атрибутами;
  • поиск документов в централизованной базе;
  • маршрутизация документов;
  • контроль приема документа и исполнения имеющихся в нем распоряжений;
  • ведение журналов, классификаторов;
  • конвертация ЭД в совместимые форматы;
  • автоматическая регистрация входящей документации;
  • рассылка уведомлений;
  • согласование документов;
  • коллективная работа с ЭД;
  • взаимодействие посредством ЭД с контрагентами компании;
  • формирование отчетов об исполнении и движении документов.

Важным параметром СЭД является её модульность, позволяющая расширять функциональность без существенного изменения основных настроек.

Виды СЭД

Очевидно, что крупные промышленные предприятия и занимающиеся торговлей компании имеют различные требования к СЭД. Именно поэтому программные продукты разделяются на две категории, в зависимости от стандартизации рабочих процессов:

  • «коробочные»;
  • базовые с широкими возможностями конфигурирования.

«Коробочные» продукты разработаны для автоматизации торговли, складских операций, офисных процессов и мелких производств. Они требуют только модульной настройки и введения первичной информации.

Моделирование структуры шаблонного бизнес-процесса

Их особенности:

  • быстрая настройка;
  • стандартизированное обучение;
  • не требуется доработка;
  • низкая стоимость обслуживания.

Базовые платформы разворачиваются на крупных предприятиях с уникальной организационной и производственной структурой. Такие СЭД требуют длительной доработки, в том числе собственными IT-специалистами заказчика.

Структура рыночных долей провайдеров СЭД в РФ

Они обладают следующими характеристиками:

  • возможность подстраивания под конкретные бизнес-процессы;
  • создание дополнительных программных модулей согласно требованиям заказчика;
  • изменяемость интерфейса;
  • сложность планирования стоимости из-за невозможности оценить объем доработок.

Для большинства малых предприятий и торговых организаций вполне хватит стандартных «коробочных» решений.

Преимущества системы электронного документооборота

Перевод документооборота предприятия в электронный вид дает компании преимущества не нескольких организационных уровнях. СЭД позволяет упростить работу как руководящего состава, так и рядовых сотрудников.

Тактические преимущества

Электронный документооборот позволяет сократить текущие операционные расходы бизнеса. При решении установить СЭД в рамках всего предприятия рекомендуется замерить производительность сотрудников до внедрения системы. Можно посчитать время на выполнение шаблонных заданий, утверждение предложений, поиск требуемых документов. Отдельно можно определить текущие затраты на офисную технику и канцелярию.

Экономия времени при внедрении электронного документооборота

Исходя из эффективности базовых процессов компании, выделяют такие преимущества СЭД:

  1. Освобождение физического пространства на рабочих местах пользователей.
  2. Снижение затрат на аренду архивных помещений.
  3. Экономия времени работников на копирование документов, их обработку, занесение в журналы.
  4. Снижение затрат на бумагу, материалы для копировальной техники.
  5. Уменьшение времени на передачу бумажных документов между отделами.
  6. Экономия времени сотрудников за счет полной автоматизации части операционных процессов.
  7. Увеличение производительности работников за счет снижения рутинной работы.

Тактические преимущества СЭД наиболее облегчают работу рядовым сотрудникам, поэтому именно они отметят улучшения в первую очередь.

Стратегические преимущества

Стратегические цели при внедрении СЭД затрагивают основные бизнес-процессы: показатели прибыли, скорость и результативность коммуникаций с контрагентами, защиту коммерческой информации.

Стратегические выгоды электронного документооборота для компании

В этих областях можно выделить такие преимущества электронного документооборота:

  1. Создание централизованного информационного пространства с базой ЭД и регулируемым удаленным доступом к нему.
  2. Ускорение поиска информации по атрибутам.
  3. Возможность комплексной защиты коммерческой информации в компьютерной сети.
  4. Повышение прозрачности рабочих процессов, предупреждение коррупционных схем.
  5. Возможность параллельного согласования внутренних документов.
  6. Удаленный доступ к рабочим процессам вне рабочего места.
  7. Повышение сохранности документов и невозможность их фальсификации.
  8. Резкий рост исполнительности поручений за счет онлайн-мониторинга действий сотрудников.

Стратегические преимущества способствуют росту управляемости и имиджа компании, что дает существенную выгоду в привлечении новых клиентов.

Преимущества для рядовых пользователей

Продолжительные по времени рутинные операции признаны вредными для здоровья и резко снижающими производительность. Монотонная обработка запросов и документов в разных программах отвлекает от обязанностей, отнимая львиную долю рабочего времени.

При установленной СЭД канцелярия работает преимущественно с компьютером

СЭД имеет ряд преимуществ для решения указанных пользовательских проблем:

  1. Удобное расположение ЭД в архиве, позволяющее находить их по атрибутам в течение 1-2 минут.
  2. Регламентация операционных процессов. В результате работник получает только те задания, которые обязан выполнять по должностной инструкции.
  3. Ускорение адаптации новых сотрудников к рабочим процессам за счет автоматизации внутрикорпоративного взаимодействия.
  4. Возможность получения информации о цепочке согласований и этапах выполнения проектов.
  5. Сокращение рутинных операций за счет объединения рабочих сред в компьютерах, использования шаблонов, исключения этапа распечатки документов и их подписи.

Сокращение количества и длительности неспецифических операций позволяет уделять время непосредственно рабочим процессам, требующим высокой квалификации.

Преимущества для IT-структуры предприятия

При внедрении СЭД она интегрируется существующей IT-инфраструктурой, предоставляя такие преимущества:

  • облегчение контроля над системой, снижающее квалификационные требования к её администратору;
  • возможность настройки новых шаблонов и маршрутов документов без средств стандартного программирования;
  • объединение нескольких приложений в единую рабочую среду;
  • возможность масштабирования системы без дополнительных затрат;
  • отсутствие необходимости в замене имеющихся компьютеров;
  • комплексная защита сети от вредоносных программ.

СЭД предполагает определенные капиталовложения в технические средства, но они окупаются в короткие сроки.

Систему СЭД можно использовать совместно с онлайн-кассой

Компьютерное оборудование становится совместимым, в результате чего повышается степень использования его ресурсов.

Преимущества для руководителей

Электронный документооборот делает эффективной работу управленческого состава за счет следующих преимуществ системы:

  1. Мобильность СЭД, возможность доступа к ЭД через удаленные компьютеры в командировках.
  2. Удобство мониторинга сотрудников с помощью отчетов об эффективности их работы, производительности и своевременности выполнения поручений.
  3. Автоматизация торговли за счет интеграции с онлайн-кассой.
  4. Ускорение логистических процедур между поставщиками и покупателями при совместном использовании СЭД. Существует возможность обмена первичными ЭД с помощью подключения к единому внешнему оператору, гарантирующему юридическую легитимность документов.
  5. Предоставление доступа к финансовой информации исключительно топ-менеджерам, исключая секретариат.
  6. Снижение вероятности утери важных документов.

Руководитель всегда может зайти в систему и сформировать отчет об исполнительности каждого сотрудника.

Контроль руководителем просроченных поручений в СЭД

Осознание этого факта работниками не дает им возможности расслабляться и заниматься собственными делами.

Недостатки электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота на предприятии имеет и свои недостатки. Именно они не дают малому бизнесу вводить полномасштабную автоматизацию торговли, складских операций и управления на базе СЭД.

СЭД имеют недостатки, приводящие к убыткам

К минусам относят:

  1. Вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом. Решить этот недостаток может регулярно резервирование информации на неподключенных к сети устройствах.
  2. Сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия.
  3. Высокая стоимость. Цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов.
  4. Эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании.
  5. Польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна.
  6. Необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.

Указанные недостатки во многом обусловлены запаздыванием принятия необходимых правовых норм и низкой степенью проникновения СЭД в бизнес-среду. Но тенденции свидетельствуют, что через 10-20 лет электронный документооборот на предприятии будет считаться больше правилом, чем исключением.

Как выбрать правильную СЭД?

Выбор СЭД нелегок, потому что есть большая вероятность купить неподходящий продукт или заключить договор с некомпетентной компанией.

Охват всех бизнес-процессов электронным документооборотом

Поэтому при принятии решения о покупке программы электронного документооборота необходимо учитывать ряд её характеристик:

  1. Время работы производителя СЭД на российском рынке. Для подстраивания под национальное законодательство необходимы годы практического опыта внедрения подобных систем.
  2. Соответствие отраслевым стандартам.
  3. Совместимость со структурой компании.
  4. Возможность и стоимость дальнейшего сопровождения программного продукта.
  5. Масштабируемость СЭД при расширении предприятия.
  6. Доступность документации по настройке ПО штатным IT-специалистам.
  7. Уровень защиты информации.
  8. Возможности резервирования данных
  9. Время восстановления после сбоев.

Для окончательного выбора компании для внедрения СЭД рекомендуется проанализировать несколько провайдеров, изучить демонстрационные материалы и попросить установить демо-версию ПО. При решении важно учитывать затраты на обновление оборудования и уровень профессиональной подготовки собственных IT-специалистов.

Сложности внедрения СЭД

На процесс внедрения СЭД в России влияет использование пользователями множества нелицензионных программ, их несовместимость и преобладание ручного управления бизнес-процедурами.

Люди предпенсионного возраста плохо обучаются компьютерным новшествам

В результате провайдеры электронного документооборота сталкиваются на предприятиях с такими сложностями:

  1. Разношерстный формат хранения данных в различных отделах.
  2. Отсутствие структурированности информации в используемых приложениях.
  3. Неурегулированность системы доступа сотрудников к конкретным бизнес-процессам. Типовая форма должностных инструкций слабо помогает организации СЭД.
  4. Загруженность инфопотока бюрократическими процедурами и согласованиями.
  5. Сбои из-за хранения данных в различных приложениях.
  6. Компьютерная безграмотность сотрудников предприятия и саботаж обучающих мероприятий на уровне исполнителей.
  7. Несоответствие СЭД отраслевым нормам и подзаконным нормативно-правовым актам.

Для перехода на электронный документооборот мало волевого решения руководства. Нужна системная перестройка должностных обязанностей сотрудников и управленческой структуры компании. Для автоматизации торговли желательна интеграция с системой онлайн-касс, которые необходимо установить согласно закону 54-ФЗ.

Важным направлением при внедрении СЭД является жесткая кадровая политика в отношении некомпетентных и необучаемых сотрудников. Потому что их нежелание работать по новым принципам значительно увеличит расходы на процесс внедрения и сопровождение электронного. СЭД должна взаимодействовать с людьми в рамках единого механизма, поэтому его плохо работающие элементы необходимо вовремя исправлять или заменять.

FILED UNDER : Бухгалтерия

Submit a Comment

Must be required * marked fields.

:*
:*